La gestion efficace des accès physiques dans une entreprise repose sur un plan d’organigramme clair et bien maintenu. Découvrez son importance, les risques liés à sa perte, et les solutions techniques pour assurer la continuité de votre sécurité.
Définition et utilité du plan d’organigramme
Un plan d’organigramme, aussi appelé organigramme de serrure, est un document technique qui organise la hiérarchie et la répartition des droits d’accès via les clés et serrures dans un bâtiment professionnel. Il illustre sous forme graphique les relations entre les différents cylindres, leurs clés associées, et les niveaux d’autorisation attribués.
Dans un contexte industriel, commercial ou institutionnel, la gestion des accès devient complexe du fait du nombre important de zones à sécuriser, chacune nécessitant des droits spécifiques. Le plan d’organigramme est alors l’outil indispensable pour :
- Structurer les accès selon la hiérarchie interne et les fonctions des utilisateurs,
- Faciliter la duplication sécurisée des clés,
- Limiter les accès aux seules personnes habilitées,
- Assurer la traçabilité et le contrôle en cas d’incident ou d’audit.
Il existe différents types de clés définis dans ce plan :
- Clé individuelle : ouvre uniquement une serrure spécifique,
- Passe partiel : permet l’ouverture d’un groupe limité de serrures liées à une zone ou un service,
- Passe général : donne accès à toutes les serrures du système, réservé en général aux responsables sécurité ou aux gestionnaires.
Les enjeux critiques liés à la conservation du plan
Le plan d’organigramme est un document confidentiel et stratégique. Sa perte représente un véritable enjeu pour la sécurité physique :
- Sans ce plan, la duplication de clés devient impossible ou risquée,
- Les interventions de maintenance ou d’extension du système sont ralenties voire bloquées,
- Un manque de visibilité sur les accès augmente le risque d’intrusion ou d’utilisation abusive,
- La non-conformité vis-à-vis des réglementations de sécurité peut entraîner des sanctions ou des pertes d’assurance.
En cas de changement de personnel, une mauvaise gestion du plan peut également engendrer des problèmes de contrôle d’accès et un risque accru d’incidents liés à des clés perdues ou volées.
Comment identifier un plan d’organigramme existant ?
Avant de considérer une reconstitution complète, il est conseillé de rechercher les éléments permettant de retrouver le plan d’origine :
Vérification des clés
Chaque clé liée à un système d’organigramme porte en général un numéro gravé qui correspond au plan. Ce numéro est une référence unique permettant d’obtenir une copie du plan auprès du fabricant. Il est conseillé d’examiner toutes les clés, y compris celles des services et personnels autorisés.
Inspection des cylindres
Si les clés ne fournissent pas d’informations exploitables, le démontage d’un cylindre est souvent la solution. Sur la tranche du cylindre, vous trouverez un code technique gravé (référence du modèle, numéro d’organigramme, série). Ce marquage est une clé pour la reconstitution ou la demande d’une copie auprès du fabricant.
Attention : le démontage doit être effectué par un professionnel qualifié afin d’éviter tout dommage ou perte supplémentaire.
Les étapes pour récupérer un plan d’organigramme perdu
La perte du plan d’organigramme ne signifie pas nécessairement la perte totale du contrôle des accès. Plusieurs solutions sont envisageables :
Contacter le fabricant ou le fournisseur
Le premier réflexe consiste à contacter le fournisseur de votre système de serrurerie (par exemple Beaurain Distribution). Avec le numéro d’organigramme retrouvé sur la clé ou le cylindre, le fabricant peut souvent fournir une copie du plan original, permettant ainsi la reproduction des clés ou l’ajout de cylindres sans risque.
Reconstruction par audit technique
En l’absence de données exploitables, il est nécessaire de procéder à un audit complet des accès :
- Inventaire complet des serrures et clés en circulation,
- Identification des ouvertures et regroupements par zones,
- Élaboration d’un nouveau plan d’organigramme respectant les exigences de sécurité et les flux internes,
- Validation avec les responsables sécurité et les équipes techniques.
Ce travail demande une expertise technique poussée pour éviter toute faille ou dysfonctionnement dans le nouveau système. Beaurain Distribution propose un accompagnement personnalisé pour ce type de prestation, garantissant une sécurité optimale.
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Prévention : les bonnes pratiques à adopter
Pour éviter les conséquences lourdes liées à la perte d’un plan d’organigramme, il est essentiel de mettre en place des mesures de gestion rigoureuses :
- Stockage sécurisé : conserver une copie du plan à la fois en version papier dans un coffre sécurisé et en version numérique sur un serveur protégé,
- Contrôle d’accès aux documents : limiter la consultation du plan aux seules personnes habilitées,
- Tenue d’un registre : documenter toute remise, duplication ou modification des clés et accès,
- Mise à jour régulière : actualiser le plan à chaque changement dans la configuration des accès ou dans la structure organisationnelle.
Ces bonnes pratiques s’inscrivent dans une démarche globale de gestion de la sécurité physique, indispensable pour protéger efficacement les actifs et les personnes.
Intégration avec les systèmes de contrôle d’accès électroniques
Dans un contexte de digitalisation croissante, le plan d’organigramme traditionnel peut être complété ou remplacé par des solutions électroniques :
- Systèmes de contrôle d’accès badge ou biométrique,
- Cylindres avec gestion électronique des droits,
- Logiciels de gestion centralisée des accès physiques et numériques.
Ces solutions permettent une gestion plus dynamique, avec des logs d’accès détaillés, des modifications instantanées des droits, et une meilleure réactivité en cas d’incident. Cependant, la base mécanique reste souvent présente, d’où l’importance de bien gérer son plan d’organigramme même dans un environnement hybride.
Pourquoi faire confiance à Beaurain Distribution ?
Fort de plusieurs décennies d’expérience, Beaurain Distribution est un acteur reconnu dans la fourniture et la gestion de systèmes de serrurerie pour professionnels. Nos équipes techniques vous accompagnent dans :
- La création et la mise à jour de plans d’organigramme personnalisés,
- La reproduction sécurisée de clés protégées,
- La maintenance et la reconstitution en cas de perte ou d’incident,
- Le conseil pour intégrer vos systèmes mécaniques à des solutions électroniques modernes.
Notre objectif est d’assurer la continuité et la robustesse de votre sécurité d’accès, avec des solutions adaptées à votre secteur et à votre organisation.
Contactez nos experts
Vous avez perdu votre plan d’organigramme ou souhaitez sécuriser vos accès ? Contactez-nous dès maintenant, nos spécialistes sont à votre disposition pour étudier votre situation et vous proposer une solution sur mesure.
